当社への就職を検討されている方

ICON plc.（「ICON」、「当社」）は、あなたのプライバシーの保護に最善を尽しています。

本プライバシー通知により、当社が収集する個人情報とその収集方法をお伝えします。ここで、当社があなたの個人情報を使用する目的・使用する理由・個人情報を保護する方法について説明いたします。また、この通知では、あなたが自らの個人情報に関して有するいくつかの権利についても説明されています。

本通知は、日本在住の求職者を対象としています。

ICONは、本通知に記載されている目的に関して、あなたの個人情報の「データ管理者」となります。すなわち、「当社による個人情報の使用方法」に記載されている目的に関して、あなたの個人情報がどのように使用並びに処理されるかを当社が決定するということです。

ICONが第三者の指示に従って行動する場合（すなわち、ICONが「データ処理者」として行為している場合）は、その第三者があなたの個人情報のデータ管理者であり、その第三者のプライバシー通知が本通知に代わってあなたに適用されます。

「個人情報」とは、直接的または間接的にあなたのことを特定できるあなたに関連するすべての情報のことです。個人情報には、氏名・メールアドレス・ID番号・その他あなたに特有なすべての情報が含まれると考えられます。

当社は、あなたの個人情報を使用する目的に応じて、以下を含む情報をあなたから収集して処理します。

(a) 基本情報 – あなたの名・姓（敬称や称号を含む）・写真/画像・国または所在地・希望言語。

(b) 連絡先情報 – Eメール・郵送先住所・電話番号など、当社からあなたへの連絡を可能にする情報。

(c) 職業上の情報および経験 – あなたの教育・専門資格・職歴・紹介状・身元保証人に関する情報。

(d) 国民識別子 – あなたの国民ID/パスポート・居住および労働許可に関する状況・社会保障番号・その他の納税者/政府の識別番号。

(e) 財務情報 – あなたの給与・退職金口座情報・会社からの諸手当・賞与・福利厚生手当・労働時間記録・納税者参照番号（納税者識別番号・国民保険番号・社会保障番号など）。また、採用手続きの最中に経費を払い戻す場合、当社は銀行口座の詳細も収集します。

(f) 扶養家族の情報 – あなたの扶養家族に関連する情報。配偶者/パートナーおよび扶養家族の姓名・生年月日・連絡先の詳細など。

(g) 面接およびテスト中に収集された情報 – あなたが受けたテストの結果・面接官が記録したコメント・面接の音声/ビデオ記録および画像（録画・録音された面接の場合）。

(h) 背景情報 – 当社があなたの就職を望む場合、採用前審査が必要となる場合があります。その後、信用履歴・犯罪歴・労働衛生情報（法律で許可されている場合）などの情報を収集することがあります。法律で許可されている場合、当社は、科学研究または臨床研究の実施に関する、政府/規制当局または専門機関からの資格剥奪・除外・停職状態を含む参加資格停止状態の情報、および規制要件や健全性要件、顧客からの要件および義務を満たすために当社が実施する身元調査/スタッフ審査の一環として、前科および刑事犯罪、取引に関する制裁・制限の情報などを収集する場合もあります。

(i) 特別なカテゴリーの個人情報 – 人種または民族的出自、宗教的・政治的・哲学的信条、労働組合への帰属、退役軍人としての地位に関する情報、または健康・障害・性的指向に関する情報。当社は関連法を遵守するために、こうした情報を使用します。当社があなたに採用内定通知を出す場合、あなたとあなたの扶養家族に健康手当や保険給付を与えるために、あなたの健康（身体的または精神的）に関する情報も尋ねることがあります。また、当社はこの情報を使用して、分け隔てのない（インクルーシブな）職場を提供するには、あなたのためにどのような道理にかなった調整ができるかを話し合います。

こうした情報は、以下のタイミングであなたから直接収集されます。

a) あなたが当社での職/任務に応募する際。

b) あなたの履歴書を当社と共有する際。

c) 情報をご提供いただいたり、サポートを受けたり、フィードバックを提供する目的でご連絡いただく際。

d) 会議・面接・テスト・その他の採用活動の一環として。

当社は、以下を含む第三者からの情報を収集および処理します。

a) あなたの身元保証人および以前の雇用主から。

b) 職歴/参加資格停止状況確認を遂行する第三者サービス提供者から（法律で許可されている場合）。

c) 人材紹介会社から。

d) 法律で許可されている場合、一般に利用可能なウェブサイトから。

当社があなたから特別なカテゴリーの情報を求めた場合、それを当社に提供するかどうかはあなたが決定することができます。これらの情報を当社に提供しないと決定した場合でも、応募に影響はありません。

当社が特定の個人情報の提供を求めた場合でも、あなたは提供しないことを選択することができます。個人情報を当社に提供しないことをお決めになった場合、当社はあなたの応募を検討したり、あなたからの連絡に応じたりできない場合があります。

他人（身元保証人など）に関する個人情報をご提供いただく場合、あなたには、あなたがこの人物の個人情報を当社と共有することに対して、この人物から確実に許可を得る責任があります。

あなたの国の法律で禁止されている場合、当社は個人情報（上記リストの情報を含む）を処理しません。

当社は、以下の目的であなたの個人情報を使用します。

a) 応募について検討するため（以下を含みます）。

(i) あなたの応募に返答するため。

(ii) 応募した仕事に対するあなたの適性を評価・査定するため。

(iii) 採用手続きの最中に面接・打ち合わせ・テスト・評価を実施するため。

b) 必要な場合はあなたのために旅行の手配をするため。

c) ICONおよびその関連会社との間に今ある機会に対して、もしくは将来生じる機会に対して、あなたを対象として検討し、またこうした機会についてあなたに連絡するため。

d) 当社の募集および採用手続きに関する記録を保管するため。

e) 法律で認められている範囲で、あなたの経歴・身元照会・その他のあなたが当社に提供した情報を確認するため。

f) 当社の採用手続きの本契約前の段階で使用する採用内定書およびその他の文書を準備するため。

g) （潜在的または実際の）利益相反を評価するため。

h) 当社の募集および採用プロセスを改善し、合格者を惹きつける能力を強化し、社内の人材配置を管理するために、個人情報を分析し、情報を集約化/仮名化するため。

i) あなたからの質問や要望に対処するため。

j) ICONのEthicsLineを通じてあなたが提起した質問や懸念事項を処理・管理し、これに対応するため。

k) 当社のウェブサイトおよびアプリのセキュリティを保護するため。

l) 当社の法的義務を遵守するため。

m) 起こりうる、または起こすと脅されるものも含め、訴訟を行使する、あるいはそうした訴訟からICONを防御するため。

n) 本セクションに記載された目的／処理のための人工知能／機械学習モデルを構築／作成する目的のため。

o) 本セクションに記載された目的／処理のために人工知能／機械学習モデルを使用する目的のため。

当社は、上述した目的に適合しない目的であなたの個人情報を使用することはありません。ただし、法律で義務付けられている場合や許可されている場合は除きます。

当社は、あなたについて収集する個人情報を第三者に開示することがあります。当社は、「当社による個人情報の使用方法」に規定されている目的でのみこれを行います。こうした第三者とは、以下を指します。

a) 第三者サービス提供者 - 当社は、人材募集サービス・人材募集ソフトウエアシステム・雇用前審査および身元調査サービス・ウェブホスティングサービス・クラウドストレージサービス・当社の人材募集慣行の改善を支援するサービス・旅行代理業を提供する第三者サービス提供者とあなたの個人情報を共有する場合があります。

b) 当社の関連会社および子会社 – 当社は、 「当社があなたについて収集する個人情報：収集方法」セクションに規定されている個人情報を、「当社による個人情報の使用方法」セクションに規定されている目的で、関連会社や子会社と共有し、共同で使用することがあります。あなたの個人情報の管理に責任をもつ組織は、ICONです。ICONの住所は、「あなたの個人情報のデータ管理者」のセクションに記載されています。当社の関連会社と子会社のリストを含む詳細情報については、当社にご連絡ください。

c) 法律上・セキュリティ上・安全上の目的 - 政府当局の正当な権限に基づく要請に応じて、または法律で義務付けられている場合に、あなたの個人情報を共有しなければならない場合があります。

d) 企業取引との関連 - 当社の事業の全部または一部の合併・売却・合弁事業・譲渡・その他の処分の一環として（破産または同様の手続きの一環としての場合を含む）、当社は、あなたの個人情報をこれらの取引に関与する他の当事者に譲渡することがあります。このような状況下では、すべての当事者が、個人情報を保護するために機密保持契約を締結するとともに、最初に収集された目的でのみ個人情報を使用する義務を負います。

当社は、あなたの個人情報を、国際的に転送する必要が生じる場合があります。これには、米国・アイルランド・採用担当マネージャーの居住国、および必要に応じてその他の国も含まれます。当社は、「当社による個人情報の使用方法」に規定されている目的でのみ、あなたの個人情報を転送します。

当社は、あなたの個人情報をあなたの居住国外に転送する際に、標準的なデータ保護条項を組み込んだデータ転送契約など個人情報を保護するための適切な対策を講じます。当社がデータを転送する国のデータプライバシー法は、あなたの国の法とは異なる場合があります。

当社は、該当する法律に義務付けられるとおり、そのような転送に適切な保護措置を適用します。 

本プライバシー通知で説明した採用および雇用前の選考活動を完了できるよう、当社は必要な期間に限ってあなたの個人情報を保管します。これらの活動が完了した後、以下のようにさらに長い期間こうした個人情報の保管が必要となる場合があります。

a) それが（時効があるため）当社の法的立場に照らして推奨される場合。

b) 法律によって一定期間あなたの個人情報を保持する義務がある場合。

c) 法的措置、またはICONが関与する調査に関連して、あなたの個人情報を保持する必要がある場合。

d) あなたが当社での将来の機会に関して連絡を受けることに同意した場合。

あなたが採用内定を承諾した場合、当社から従業員プライバシー通知をあなたに送付します。従業員プライバシー通知で、当社があなたの個人情報を使用する目的・使用する理由・個人情報を保護する方法について説明いたします。また、この通知では、あなたが自らの個人情報に関して有するいくつかの権利についても説明されています。

個人情報ではない情報を収集したり、（たとえば集約化や匿名化などを通じて）あなたのことを特定する目的ではもはや利用できない情報に個人情報を変換する場合があります。 

ICONは、ISO 27001とISO 27701の両方の認証を保持し、維持しています。すなわち、当社のセキュリティとプライバシーの両プログラムの基準が国際的に認められ、認定されているということです。

当社は、あなたの個人情報を保護するために役立つ様々なセキュリティ対策とテクノロジーを使用しています。そうした対策のリストには以下が含まれますが、これがすべてを網羅するわけではありません。

• 転送中と保管中の両方における個人データの業界標準レベルでの暗号化。
• 個人データへの不正アクセスやその不正使用を防ぐための役割ベースのセキュリティ。
• ICONの全スタッフに対する、データ保護に特化した研修の実施。
• 機密情報および要注意情報のセキュリティを強化するためのデータ喪失防止ツール。
• 個人データの不正使用または保持を防止する目的での、当社のサービス提供者との契約締結。
• インターネット接続アプリケーション向けの定期的なペンテスト（侵入テスト）。
• 当社は、上記に加えて、慎重にサービス提供者を選択し、そうしたサービス提供者があなたの個人情報を保護するためのセキュリティ対策とテクノロジーを備えていることを確認します。

ただし、物的であれ電子的であれ、完全に安全なセキュリティシステムはありません。当社は、インターネット経由の送信や当社のデータベースに関して、完全なセキュリティを保証することはできません。当社とのやりとりがもはや安全ではないとお考えになる理由がある場合は、「連絡先情報とあなたのプライバシー窓口」セクションにある当社の詳細情報を使用して直ちにご連絡ください。

クッキーに関する通知を参照してください。

ICONは、本プライバシー通知を変更する場合があります。たとえば、関連する法律に変更があった場合、本プライバシー通知を修正する必要が生じる場合があります。

あなたの連絡先の詳細を把握している場合は、重要な変更があった場合にお知らせします。

個人情報に関するあなたの権利

あなたは、日本の該当する法律に定める条件および範囲において、以下の権利を有する場合があります。

1. あなたの個人情報の使用目的を知らされる権利。
2. 自分自身の個人情報にアクセスする権利。 
3. 自分自身の個人情報を修正・更新・削除する権利。 
4. （i）あなたの個人情報の使用、および（ii）あなたの個人情報の第三者への譲渡に異議を唱える権利。 
5. データの譲渡記録の開示を求める権利。

これらの権利を行使する場合、または本通知やICONのプライバシー慣行に関する苦情を申し立てる場合は、「連絡先情報とあなたのプライバシー窓口」セクションの連絡先情報を使用して当社までご連絡ください。本人確認のため、身分証明書の提示をお願いする場合があります。また、あなたには、現地のデータ保護監督当局に苦情を申し立てる権利があります。あなたが日本に居住している場合、当局は個人情報保護委員会（「PPC」）になります。